5 errores comunes al contratar proveedores REPSE (y cómo evitarlos)

El cumplimiento del REPSE no es solo una obligación legal: es una necesidad operativa y fiscal para cualquier empresa que contrate servicios especializados. Sin embargo, muchas organizaciones aún cometen errores graves al seleccionar, evaluar y contratar a sus proveedores, lo que puede derivar en sanciones millonarias, pérdida de beneficios fiscales y riesgos legales innecesarios.

A continuación, te presentamos los cinco errores más comunes que cometen las empresas al trabajar con proveedores REPSE, y lo más importante: cómo evitarlos.

1. Confiar sin verificar: contratar sin revisar el registro REPSE

El error:
Muchas empresas asumen que su proveedor está registrado en el REPSE solo porque así lo declara. Algunas ni siquiera solicitan el folio o verifican la vigencia del mismo.

Por qué es grave:
Si el proveedor no cuenta con un registro REPSE vigente, cualquier servicio contratado con él será considerado ilegal. Esto implica pérdida de deducibilidad de gastos, imposibilidad de acreditar IVA y posibles sanciones fiscales o laborales.

Cómo evitarlo:

• Solicita el folio REPSE y el RFC del proveedor.

• Verifica directamente en el portal oficial de la STPS: https://repse.stps.gob.mx

• Confirma que los servicios registrados coincidan con los contratados.

2. Contratar servicios que forman parte del objeto social de la empresa

El error:
Algunas empresas contratan servicios que están directamente relacionados con su giro principal (actividad económica preponderante), creyendo que si el proveedor tiene REPSE, todo está en orden.

Por qué es grave:
La ley prohíbe subcontratar personal o servicios que formen parte de tu actividad principal. Hacerlo puede ser considerado outsourcing ilegal, con consecuencias laborales, fiscales y penales.

Cómo evitarlo:

• Revisa tu acta constitutiva y el objeto social.

• Asegúrate de que los servicios que contratas no se solapen con tus actividades clave.

• Si tienes dudas, asesórate legalmente o con especialistas en cumplimiento REPSE.

3. No revisar los contratos de prestación de servicios

El error:
Muchas organizaciones utilizan contratos genéricos, sin adaptarlos al marco legal del REPSE ni incluir las cláusulas específicas que exige la normativa.

Por qué es grave:
Un contrato mal redactado puede abrir la puerta a interpretaciones erróneas o a la reclasificación de la relación como subcontratación ilegal. Además, si no establece obligaciones específicas del proveedor, no tendrás respaldo ante una auditoría.

Cómo evitarlo:
Asegúrate de que el contrato:

• Especifique que el servicio es especializado y ajeno a tu objeto social.

• Incluya el folio REPSE del proveedor.

• Indique que el proveedor cuenta con personal, equipo y autonomía técnica propia.

• Contenga una cláusula de responsabilidad REPSE, obligando al proveedor a mantener vigente su registro y a entregar comprobantes fiscales y laborales periódicamente.

4. No solicitar documentación de cumplimiento fiscal y de seguridad social

El error:
Muchas empresas no piden documentos clave que demuestren que el proveedor está cumpliendo con sus obligaciones ante SAT, IMSS e INFONAVIT.

Por qué es grave:
Si el proveedor no paga cuotas obrero-patronales o tiene incumplimientos fiscales, la empresa contratante puede ser considerada responsable solidaria. Es decir, tú tendrás que pagar.

Cómo evitarlo:
Solicita periódicamente:

• Opinión de cumplimiento (SAT 32-D)

• Acuses del ICSOE y SISUB (IMSS e INFONAVIT)

• Cédulas de cuotas y pólizas de pago al IMSS

• Facturas CFDI con folio REPSE

Guarda esta documentación por lo menos durante cinco años.

5. No establecer un proceso continuo de verificación

El error:
Verificar al proveedor solo una vez (al inicio de la relación) y no volver a revisar si sigue cumpliendo.

Por qué es grave:
El registro REPSE puede vencerse o ser cancelado por la STPS. Además, los proveedores pueden caer en incumplimiento fiscal o laboral con el tiempo. Si esto ocurre y no lo detectas, tu empresa asume el riesgo legal y financiero.

Cómo evitarlo:
Implementa un proceso de verificación trimestral o mensual que incluya:

• Validación continua del folio REPSE.

• Revisión de nueva documentación.

• Alertas de vencimiento de registros.

• Auditorías aleatorias a proveedores activos.

La mejor forma de garantizar este proceso es mediante el uso de un software especializado de gestión REPSE, como SISE.

Conclusión: prevenir errores en REPSE es más fácil de lo que parece

Cumplir con REPSE no es simplemente una formalidad: es una estrategia de protección para tu empresa. Los errores más comunes surgen de la falta de conocimiento, documentación y seguimiento continuo. Con procesos bien definidos y herramientas adecuadas, puedes evitar riesgos fiscales, legales y operativos.

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