Cómo cumplir con REPSE sin morir en el intento

Desde la entrada en vigor de la reforma laboral de 2021, cumplir con el Registro de Prestadoras de Servicios Especializados u Obras Especializadas (REPSE) se ha convertido en una obligación crítica para miles de empresas en México. Lo que antes era una práctica común —la subcontratación de servicios— hoy está regulada por un marco legal estricto que impone nuevas responsabilidades a quienes contratan servicios especializados.

Este artículo ofrece una guía clara y práctica para que tu empresa pueda cumplir con el REPSE de manera efectiva, reducir riesgos legales y fiscales, y fortalecer sus procesos de contratación de proveedores.

Paso 1: Identifica si estás obligado a contratar proveedores con REPSE

El primer paso para cumplir con el REPSE es determinar si los servicios que contratas requieren registro. De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, solo es legal contratar a terceros bajo la modalidad de servicios especializados u obras especializadas. Estos servicios deben:

• No formar parte del objeto social ni de la actividad económica preponderante de tu empresa.

• Ser ejecutados con personal, recursos técnicos y materiales propios del proveedor, bajo su dirección y supervisión.

Por ejemplo, una empresa de tecnología puede contratar servicios especializados de limpieza o vigilancia. Sin embargo, no puede subcontratar personal para desarrollar software si esa es su actividad principal. Esta distinción es clave para evitar sanciones.

Paso 2: Verifica que el proveedor cuente con registro REPSE vigente

Una vez identificado que el servicio que necesitas entra en la categoría de especializado, debes verificar que el proveedor esté debidamente registrado en el REPSE. Para hacerlo:

1. Solicita al proveedor su folio REPSE y su RFC.

2. Accede al portal oficial de la STPS: https://repse.stps.gob.mx

3. Ingresa los datos y confirma que el registro está vigente.

4. Verifica que los servicios para los cuales fue autorizado coincidan exactamente con los que pretendes contratar.

Este paso no es opcional. Contratar proveedores sin REPSE o con registros vencidos implica la pérdida de deducibilidad fiscal y exposición a responsabilidad solidaria.

Paso 3: Formaliza un contrato adecuado conforme al REPSE

Contar con un proveedor registrado no es suficiente. El contrato que firme tu empresa con dicho proveedor debe estar correctamente estructurado y alineado con las disposiciones del REPSE. Asegúrate de que el contrato incluya lo siguiente:

• Objeto del servicio claramente descrito, demostrando que no forma parte de tu giro principal.

• Cláusula REPSE, donde el proveedor se comprometa a mantener su registro vigente y entregar toda la documentación relacionada con su cumplimiento fiscal, laboral y de seguridad social.

• Autonomía del proveedor, indicando que utilizará su propio personal, equipo y medios, sin estar subordinado a tu empresa.

• Referencia explícita al folio REPSE, para que haya una trazabilidad clara en caso de auditoría.

Un contrato bien redactado puede ser la diferencia entre una operación transparente y una contingencia legal costosa.

Paso 4: Solicita y conserva evidencia documental periódica

El cumplimiento no se limita a la firma del contrato. Debes realizar una verificación documental periódica para asegurarte de que tu proveedor está cumpliendo con todas sus obligaciones. La documentación mínima que deberías solicitar incluye:

• Factura CFDI con el folio REPSE incluido (obligatorio desde septiembre de 2023).

• Opinión de cumplimiento 32-D del SAT (vigente).

• Acuses del ICSOE (IMSS) y SISUB (INFONAVIT), que prueban la correcta declaración de los trabajadores que prestan el servicio.

• Pólizas de pago al IMSS y cédulas de determinación de cuotas correspondientes.

La revisión debe realizarse como mínimo de forma trimestral. Es importante conservar todos los documentos en un expediente centralizado, disponible para cualquier revisión por parte de las autoridades fiscales o laborales.

Paso 5: Automatiza el cumplimiento con una plataforma especializada

Gestionar el REPSE manualmente es un proceso complejo, especialmente si trabajas con múltiples proveedores. Cualquier omisión puede derivar en sanciones fiscales, laborales o incluso penales.

La recomendación más eficaz es automatizar la gestión REPSE mediante una plataforma especializada como SISE. Estas herramientas permiten:

• Validar el registro REPSE en tiempo real.

• Detectar vencimientos de registros antes de que generen consecuencias fiscales.

• Descargar automáticamente toda la documentación por proveedor y periodo.

• Generar reportes consolidados y listos para auditorías.

Además, algunas plataformas se integran con sistemas de contabilidad o gestión de compras, lo que permite mantener una trazabilidad completa de la relación con cada proveedor.

¿Qué pasa si no cumples con el REPSE?

Las consecuencias por no cumplir con la normativa REPSE son severas:

• Pérdida de deducibilidad del Impuesto Sobre la Renta (ISR).

• Inacreditabilidad del IVA en servicios prestados por proveedores no registrados.

• Multas que pueden superar los cinco millones de pesos, dependiendo del nivel de incumplimiento.

• Responsabilidad solidaria, que implica que tu empresa podría verse obligada a cubrir salarios, cuotas y prestaciones no pagadas por el proveedor.

• Riesgo reputacional y cancelación de contratos con clientes o entidades públicas, especialmente en licitaciones.

El costo de no cumplir es mucho más alto que el de prevenir.

Conclusión: cumplir con REPSE es posible con procesos claros y tecnología

El cumplimiento REPSE no debe verse como una carga, sino como una oportunidad para profesionalizar la gestión de tus proveedores. Al establecer protocolos internos claros, mantener una verificación periódica y apoyarte en herramientas tecnológicas, puedes garantizar que tu empresa está blindada frente a cualquier auditoría.

Recuerda que el cumplimiento del REPSE es un proceso continuo. No basta con revisar al inicio del contrato: requiere seguimiento, actualización documental y comunicación constante con los proveedores.

¿Buscas cumplir con REPSE sin complicaciones?

SISE es una plataforma especializada que centraliza todo el proceso de cumplimiento REPSE. Desde la validación automática de proveedores hasta la generación de reportes fiscales y laborales, SISE simplifica tu operación y te protege de sanciones.

Solicita una demostración gratuita y conoce cómo automatizar tu cumplimiento REPSE con SISE.